A valorização da pessoa é fundamental para que uma empresa consiga bons resultados. Esta é uma das premissas da chamada Gestão 4.0, método de administração que propõe uma nova forma de enxergar o trabalho. Com a disseminação do Covid-19, essa forma de gestão é mais importante do que nunca, pois as empresas precisam estar muito mais atentas às necessidades e anseios de seus funcionários e clientes. 

Uma das principais medidas que as empresas estão tomando é adotar o home office. Desta forma, diferentes segmentos foram levados a repensar o método de produtividade, estabelecendo novos arranjos para estimular o trabalho remoto e minimizar o contato de grandes grupos de pessoas.

Para Élida Jerônimo, gerente técnica da empresa Agenda Assessoria, o primeiro passo para implantar o trabalho home office é realizar um alinhamento com todos os colaboradores, para garantir a transparência sobre as regras de funcionamento desse trabalho. “Todos os colaboradores precisam saber como vai funcionar o ambiente de trabalho digital, como será distribuída as atividades, como será monitorada, quais são as ferramentas a serem utilizadas, como vai ser a rotina, enfim. Esse alinhamento precisa ser transparente para que todos tenham ciência de como tudo vai funcionar”.

Em segundo lugar, a especialista afirma que é fundamental pensar na infraestrutura para que o colaborador possa atuar de casa. Incluindo a segurança de dados, principalmente, para setores que acessam servidores. “é preciso verificar, por exemplo, o que pode ser feito via VPN (Virtual Private Network), que é uma rede de comunicações privada construída sobre uma rede de comunicações pública, sendo um meio seguro contra Hackers. Então, é preciso pensar e disponibilizar essa segurança no momento do trabalho home office do colaborador”, explica.

“Para manter essa rotina, uma dica, é transferir algumas rotinas de trabalho já existentes para o modelo home office. Claro que depende do tipo de atividade de cada empresa, mas, iniciar o dia com uma reunião rápida (Daily Scrum) para alinhar e definir as atividades a serem realizadas pelos colaboradores, é uma ação importante para o trabalho remoto”, reforça Élida.

Ferramentas de produtividade – Já existem ótimas ferramentas no mercado que servirão para seu empreendimento. A dica é dar preferência às ferramentas simples e objetivas, de acordo com a característica da empresa. “Por exemplo, o Trello é uma ferramenta que ajuda o colaborador a organizar as atividades. Para quem gosta de uma forma de controle manual, o bom e velho Post It continua sendo uma boa ferramenta. Tem um aplicativo de celular, o Wunderlist, que também permite que o colaborador organize todas as tarefas que precisam ser feitas no dia ou na semana, permite estabelecer datas e alertas e gera notificação para lembretes, portanto, é bem eficiente. Para compartilhamento de documentos entre os membros do time, Google Drive é uma boa indicação

Para fazer reuniões com clientes e/ou com equipes, o Skype é uma boa ferramenta para videoconferências, mas há, também, o Google Hangouts Meet, que foi liberado gratuitamente por causa do Covid-19, e é uma plataforma simples que não precisa ser instalado”, destaca a especialista.

Élida Jerônimo ressalta que há várias ferramentas para quem trabalha com projetos, como MS Project ou Smartsheet, este último é flexível e pode ser utilizado para Plano de Ação 5W2H. Em alguns casos, há pessoas que gostam de usar o Excel para organizar as atividades, enfim, a regra é utilizar a ferramenta que melhor se adequa ao tipo de trabalho, que seja mais confortável e que vai otimizar melhor o rendimento dos colaboradores.

“É muito importante que os líderes mantenham contato frequente com os colaboradores, até para ajudar nas dificuldades e otimizar o trabalho. As empresas que trabalham com OKRs (Objetives and Key Results), indicadores com objetivos e resultados, é importante que ao final do ciclo de avaliação, apresentem os índices ao time para saber se as metas foram ou não alcançadas. E é importante destacar as vantagens do trabalho home office, alguns produzirão muito mais em trabalho remoto do que atuando na empresa, outros terão mais dificuldades em se adaptar. Então, essa vantagem da flexibilização de horário ligado ao rendimento produtivo precisa ser observada. Em alguns casos, incluir apenas a meta a ser batida, não importando a carga horária de trabalho, pode ser um mecanismo interessante para ambas as partes, por isso, nos acordos iniciais do trabalho home office é importante incluir essa questão. E sempre monitorar o trabalho remoto”, finaliza.

Élida Jerônimo, gerente técnica da empresa Agenda Assessoria