Na hipótese de afastamento simultâneo do fiscal de contratos e do substituto, a administração pública deve nomear outro servidor público para exercer a atividade por tempo determinado. A orientação foi expedida pela Controladoria Geral do Estado (CGE) em consulta formalizada pela Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag) no canal “Pergunte à CGE“.

Na resposta, a CGE argumenta que o servidor público em afastamento de suas funções, como em licença para tratamento de saúde, fica impedido de praticar atos como representante da administração pública. Por isso, o fiscal titular ou substituto em afastamento legal não poderíam atestar a nota fiscal do contrato por e-mail, por exemplo, como questionado na consulta.

“Assim, ainda que houvesse a viabilidade operacional de, ainda que ausente, o servidor fiscal utilizar seu e- mail funcional para cumprir a função de fiscalização, os atos praticados nesse período de afastamento das funções não possuem eficácia jurídica, sendo, portanto, inválidos”, explica a CGE.

Além disso, o atesto da nota por fiscal afastado de suas funções não seria efetivo já que, dificilmente, o servidor teria como conferir e comprovar a entrega do bem ou a prestação do serviço correspondente ao documento fiscal durante o seu período de licença.

A CGE destaca que eventuais fiscais nomeados por tempo certo e determinado em virtude do afastamento legal dos titulares devem se valer das informações constantes nas anotações e nos relatórios produzidos pelos fiscais anteriores para acompanhar o contrato em questão e atestar as notas de bens e serviços já entregues.

Em recorrentes capacitações e orientações técnicas sobre fiscalização de contratos, a CGE destaca que uma das atribuições do fiscal é fazer-se presente no local de execução do objeto para avaliar a qualidade, atestar as quantidades, checar prazos de entrega e comparar preços.

Na hipótese de verificar divergências na entrega de mercadorias ou na prestação de serviços, o fiscal deve recusar o recebimento, notificar a empresa para promover as devidas adequações e anotar (por escrito) a ocorrência para informar ao setor de gestão de contratos, a fim de embasar futuras decisões sobre alterações contratuais.